做好时间管理,享受“高效率”的“慢生活”

做好时间管理,享受“高效率”的“慢生活”


互联网给现代人提供了一种更加自由、高效的生活方式,极大的延展了个体的时间和空间,相应地生活场景也变得更加模糊,例如可以随时随地的工作、社交和购物,不再局限于某一个特定的场景干某些特定的事情。

享受利好之余,现代人的时间也开始被无孔不入的营销信息轰炸,不断地唤起你的知识焦虑、职场焦虑、生活焦虑,并诱导你去做一些貌似“现在就要做”的事情,但是接下来开始发现“现在就要做”的事情越来越多,时间却明显越来越不够用了。

时间管理也成为了每个人都无法回避的问题。

反观现代人产生幸福感的心理机制,过分依赖大脑、依赖于对感官的剥削,而这会形成一个恶性循环:“它必须产生出更多的快乐,要么就垮台”。

这样的变化无异于一种“异化”。

现在越来越觉得,在这个全民焦虑的时代,建议政府来主导开发一款全民时间管理工具,在学校开设一门时间管理的必修课,并将操作指南编写进教科书。

想想如果从学生时代,学生就能学习并掌握通过“自我管理”来提高“时间管理”后的效率的能力,让他们自己想办法提高自己的学习效率和生活质量,很可能是受益无穷的。

哈哈,扯得有点远了,切入正题,那我们到底应该怎么做时间管理呢?

答案是:想要高效率,慢生活,就要把你的时间合理规划好,然后去遵循它就好了。

“时间管理”的本质,其实就是管理自己而已。

下面是我最近在网上和书本上,整理出来的一些时间管理的方法,希望能帮到和我一样被时间赶着走的人。

一、每日计划

1.列出清单

(1)了解衣柜整理法

要做出计划,首先就是要把所有的待办事项全部罗列出来,跟我们整理衣柜一个道理。

衣柜整理法:
  1. 把衣服全部拿出来
  2. 分门别类整理好,放入衣柜
  3. 搭配一身衣服出门
利用衣柜整理法来列出清单:
  1. 把所有答应别人的事情都放入收集箱
  2. 明晰下一步行动,分门别类进行管理
  3. 生成每日计划

(2)引子清单法:

衣柜整理法是针对已有的待办事项,但是生活中还有很多未知的、突如其来的事项,也同样需要你来花费一定时间去处理,而要列出未知的待办事项,就要用到“引子清单法”啦。

引子清单法:
  1. 准备至少15分钟不被打扰的时间
  2. 打开引子清单,从上到下逐条过,比如:“我有哪些项目已经启动?”,你就联想一下都有哪些,想到什么就录入到收集栏里面
  3. 想不到什么了就开始下一条:“我答应他人要做的事情?”联想下答应老板的、同事的、朋友的,想到什么就录入到收集栏里面
  4. 以此类推,大约15分钟的时间,你就能把你的大脑清空,把所有要做的事情罗列出来,

2.执行清单

(1)事情总是一拖再拖的原因

“我每天早晨都在待办清单上列出了好几件事情,但真正去执行的时候才发现,不仅清单上的事情都做不完,而且不停的有新的事情进到清单里,搞定的速度还没有添加的速度快,一天结束的时候总是有些事情要拖到明天,明天又有些事情要拖到后天…就这样每天都拖拖拖。”

事情一拖再拖,缺少行动力的原因,是应为它只是想法,而不是行动!

那到底什么是想法,什么是行动呢?

想法:比如项目汇报PPT,这是你想做,但还悬而未决问题的事情,比如用什么模板?大纲是什么?

行动:比如发个快递,这是可以立刻去做的事情。

(2)所有的事情都可以分为4类

  1. 行动(单人单步):把项目单独建立一个清单>项目框架>任务分解>截止日
  2. 任务(单人多步):需要把任务分解成一个个行动,然后设置截止日期
  3. 项目(多人多步):直接设置截止日期
  4. 约会(固定时间):直接在手机日历设置提醒,自动同步到滴答清单

建立“行动清单”来存放要做的事情,从而可以每天清空收集箱

(3)如何把事情明晰成行动

  1. 碎片时间思考,大块时间执行:利用碎片时间,把事情思考到可以立刻去做的地步,然后安排大块时间搞定它,这样最有效率
  2. 授权不等于放权:交给别人做的事情,约定好跟进时间,然后设置截止日期提醒

3.任务聚焦

(1)总是被其他事情干扰的原因?

你在做手头事情的时候,脑袋里是不是还被其他很多事情干扰着?比如你正在做着PPT,却一会儿想着下周还要出差一会儿、想着明天要做个报表、一会儿想着给什么时候给老板发邮件短信,想着想着就觉得心累,不由自主的拿起手机刷一刷朋友圈,然后就没有然后了......

进入专注状态,时间会过得飞快,比如你投入玩游戏或者画画写作的时候,一抬头才发现已经一个小时过去了,自己才感觉才15分钟而已。

有没有发现,专注和干扰是此消彼长的两样东西,做事情总是被其他事情干扰,就是你做事不够专注的原因!

(2)如何做计划,以及调整计划

如果都明晰出了截止时间额,点开日历视图就能看到今天的待办清单,否则的话可以分两步列出日计划:

  1. 浏览各个清单,把决定今天做的事情,截止日期设为今天
  2. 回到日历视图设置三只“青蛙icon”(把每天最重要的3件事的标题前,加1只“青蛙icon”,表示重要事项)
什么时候适合做日计划?
循环闹钟
  • 有可能不方便做日计划,比如在电梯打电话手机不在身边;
  • 有可能周末休息,周末的作息和平时是不一样的,可能睡个懒觉,也可能没有那么多事情安排;
  • 容易错过,比如闹钟响了一次正忙着,可能就因为闹钟没有再次提醒而错过。
结合场景
  • 容易养成习惯,比如每天在地铁上列出日计划,更容易养成习惯
  • 充分利用碎片时间,可以是上下班路上,也可以是晚上睡觉前
  • 不容易忘,闹钟只会定个时间点,而场景可能时间长,比如地铁上40分钟时间,足够列日计划
每天工作的时候会遇到三种情况
  • 有新任务,日历视图点加号添加
  • 修改截止日期,可以长按拖动到指定日期
  • 完成或删除,点击方框完成左滑点击删除(误删除可以在网页端恢复)

二、项目管理

1.规划清单结构

(1)建立清单结构容易出现的4个误区

  • 分类有重叠

不符合芭芭拉明托的“相互独立,完全穷尽”的原则。

  • 层次模糊

滴答清单有4个集,文件夹、清单、任务、子任务,同一个层面的分类最好用同一级的容器。

什么时候用文件夹?

什么时候用清单?

顶层设计,比如家庭工作;

存放归类清单,比如已关闭清单文件夹模板文件夹;

长期建立的分类。

相对比较短暂,比如旅行装修并购案;

比较常用,比如行动清单。

  • 标签和清单混淆

清单像抽屉式横向的,标签是纵向的,用途不一样。

  • 颗粒度太小

也就是清单太细致,以至于维护成本过高。

(2)我的清单结构是什么样以及为什么是这样

幸福人生九宫格,然后建立三个文件夹,工作,家庭,自我,工作文件夹下又可以以项目维度、客户维度、关注领域维度、目标维度来建立清单,自我文件夹包含了身体健康、财务理财、人际社群、学习成长、体验突破、休闲放松。

目标九宫格

建立清单结构请注意三点
  • 不要把行动清单和项目清单混淆

回顾一下衣柜整理法的流程图,我项目清单存放的是单独的项目,行动清单放的是不属于任何项目的行动和任务

  • 不要太纠结

我们不可能也没必要做到绝无重复的分类,比如说带家人去旅行,既可以是个人文件夹下的休闲娱乐,又可以归在家庭生活下面,那你想归到哪个下面都可以。

  • 不要复制我的结构

要进化出自己的清单结构,如果你以前完全没有自己的结构,那么可以按照我的建立起结构以后,再慢慢进化。如果你以前已经有了自己的结构,那么需要的话,可以把我对你有启发的部分融合到你的结构里就可以了。

2.做好项目计划

(1)一个全面并且有行动力的计划

良好的项目计划给你带来三个好处

  • 战胜拖延

时间管理领域的帕金森定律,做一件事给你多长时间就会用多长时间。

  • 拥有大局观

我们在做项目的时候,如果你过于关注细节就无法掌控全局,看不到项目的整体情况,作出错误的判断导致项目出现各种问题。

做项目要一边抬头看路,一边低头走路,缺一不可。抬头看路就是项目计划,低头走路就是项目执行。

  • 实现真正晋升

如果你做不好项目计划,不具备项目管理的能力,那么你升不了职,永远工作在最底层。要么你升职了,但焦头烂额很痛苦。

(2)做项目计划的水滴计划法

  • 一颗石头

我先要明确项目的目标,没有这个目标就会迷失方向,后面所有的事情都是围绕这个目标去做,就像那块石头

  • 激起水花

在这个目标的激发下,我会建立项目的框架,没有这个框架就失去了大局观,陷入细节就像石头激起的水花

  • 泛起涟漪

在这个框架下制作一步一步的计划,没有详细计划项目就无法落地,就像泛起的涟漪

SMART原则

SMART原则(S=Specific、M=Measurable、A=Attainable、R=Relevant、T=Time-bound)是为了利于员工更加明确高效地工作,更是为了管理者将来对员工实施绩效考核提供了考核目标和考核标准,使考核更加科学化、规范化,更能保证考核的公正、公开与公平。

3.项目管理

(1)如何让大家协同工作?

  • 共同语言

项目推进87%是靠良好的沟通,要实现良好的沟通,相关方就要有共同的语言,那在项目管理中,什么是共同语言呢?比如说目标就是共同语言,项目路线图也是共同语言。

  • 共同看见

项目管理过程中,让分工透明、让进度可是就是共同看见。大家都知道其他人在做什么,自己完成的部分对其他人的重要性,就会产生价值感,这份价值感会驱动着自己去推进项目。

(2)项目管理路线图

  • 启动阶段

做些准备工作,比如选择项目经理,确定项目目标等等。

  • 规划阶段

这个阶段要选择项目成员,估算资源时间成本,确定里程碑角色职责等等。

  • 执行阶段

这个阶段要执行计划,实施变更,持续改进团队建设奖励惩罚等等。

  • 监控阶段

包括绩效测量,风险审计,问题日志,管理合同。

  • 收尾阶段

建立项目档案,完成合同收尾,移交最终成果,解散资源。

4.用番茄钟缓解长时间工作的劳累

你有没有这样的工作习惯?

一到公司就开始忙活,一件事做完接着做下一件,希望通过连续工作早点把事情搞完。

结果效率越来越低了,回家后就累瘫在沙发…

(1)一直忙不等于效率高

  • 一直忙不等于效率高

随着时间的推移,精力迅速下降。

  • 有节奏的忙等于高效

因为得到休息,精力始终保持较高水平。

(2)番茄工作法

番茄工作法简单讲就是工作25分钟,休息5分钟,然后再工作25分钟…这样循环。

每日目标番茄树建议8个,不要太多。

时间感:对做一件事情需要花多少时间的感觉,有了时间安排计划会更合理。

统计功能的好处:把完成任务变成游戏,了解自己的最佳专注时间段。

三类事情更适合用番茄工作法
  • 长时间伏案工作,比如说写论文、写总结、看书、做作业、做PPT画图等等;
  • 枯燥乏味的工作,比如说你已经做了无数遍的统计报表,已经非常熟悉的合并文档,闭着眼睛都能写的报告;
  • 偏执型类的工作,比如说整理会议资料,修改错别字打印文件。

5.清单、标签、智能清单,到底该怎么用?

(1)清单、标签、智能清单到底有什么不同

  • 清单

所谓清单,就是放衣服的格口、放裤子的格口、放袜子的隔口,他把同一类的东西放在一起,不管是年会项目清单、软件开发清单,都是把这个项目相关的事情放在同一个清单里。

  • 标签

所谓标签,它是一条竖线跨越多个清单把需要的东西串联在一起。就像你搭配上班的服饰一样,上班就是个标签,他跨越了衣服、裤子、袜子可以把你心目中上班需要的服饰串联在一起。

  • 智能清单

智能清单等于过滤器,智能清单的作用是把清单、标签、日期、优先级,分配给按照一定的规则过滤出你想要的东西,比如说我们常用的“今天”,就是智能清单。

它的规则很简单,把所有截止日期是今天的事情都列出来,不管是哪个清单、哪个标签、哪个优先级。

所以它涵盖的范围比标签和清单要大,它应该是滴答清单里涵盖范围最大的概念。

清单标签智能清单的区别
  • 清单是横向的

把同一类型的东西放在一起,比如说软件开发项目清单。

  • 标签是纵向的

跨越多个清单,组合出你想要的东西。比如说打电话,把所有清单里需要电话解决的事情都列出来。

6.写总结

(1)既要会工作,也要会汇报

既要会工作也要会汇报,否则就吃亏了,老板从汇报里能看到你做了些什么,有什么价值,看到这些之后升职加薪的时候就会想着你。

经常给老板汇报让他知道:

  • 你做了些什么
  • 对公司有什么价值
其实月汇报也可以拿来用,一共有5段:
  • 本周做了些什么,给老板留个好印象;
  • 收获与贡献价值,让老板看到你的成长和价值;
  • 本周未完成,吸引老板的注意力;
  • 遇到问题与尝试,展示你解决问题的决心和能力,让老板放心;
  • 下周计划,给老板一个指导你的机会。

(2)用模板制作周汇报

  • 本周已完成

给老板汇报,一定要先报喜再报忧,留下个好印象是非常重要的。

  • 收获与贡献价值

大多数人没有提到这一条,我们应该主动提炼出自己对公司的价值,然后让老板看到。

  • 本周未完成

你不可能搞定所有的事情,也不能搞定所有的事情,因为那样的话老板会认为你工作量不饱和。

  • 遇到问题与尝试

既然有未完成的事,老板当然希望看到原因和解决办法,这可能是最吸引他的部分。

  • 下周计划

这是留给老板的发挥空间。

三、高效能人士的3种用法

1.别瞎忙了,快做好周检视吧!

(1)周检视的三个好处

  • 整理思路

就像房间需要定期打扫整理一样,计划也需要每周整理一次,一切都会更加井井有条。我也更加信任滴答清单,让他成为我的外脑释放自己的压力。

  • 纠偏方向

每次周检视,都会核对一下年度目标,确认再处理琐碎事情的同时也在完成与年度目标相关的事,这样才不会一年到头来才发现,年度目标都没有完成。

  • 重新启动

就像机器需要定期停机保养,每周周检视的时候回顾上一周展望下一周,就是在重新启动,充满期待的迎接下一周的到来。

周检视其实并不复杂,只要把它养成了习惯,会受益终身。

(2)做周检视的3个步骤

  • 第1步设置好时间地点和环境

设置一个周日早晨6:30的循环闹钟提醒,地点可以选在书房越方便越好,至少40分钟不被打扰的时间用来做周检视,选择一个背景音乐比如渡边俊幸的明日。

  • 第2步建立周检视清单

建立一次设置周期性重复。

到期重复是指,当前时间到达设置时间就会提醒的重复类型,不管你完成没完成下周同一时间还是会提醒。

就是在上次任务完成后,再开始计算下次提醒时间的重复类型。比如说你需要每两天浇一次花,但是昨天忘了今天想起来来浇的话,那么下次经营时间不是明天而是后天。

  • 第3步进行周检视

(3)如何做周检视?

接下来,就是如何做周检视了,其实你从任务名称就能看出来,这件事其实就是问自己几个问题:

  • 收集栏清空了吗?

把收集栏里的事情,归类到各个清单里,电子邮件、收件箱、电脑桌面和书桌都做清理,让一切变得清爽。

  • 下周有什么日程?

打开手机日历,看看下周有哪些已经安排好的日程,这样一会儿做计划安排的时候就会心里有数了。

  • 清单里下周做什么?

行动清单、项目清单、将来清单里有没有下周要做的事情?先大胆安排,结束之后在日历视图查看是否需要调整。

  • 印象笔记有什么资料?

收集资料不是为了记忆,也不是为了收集,而是为了使用。所以周检视的时候浏览一遍上周收集到的资料,加深印象。

  • 和keyman有没有交流?

Keyman就是关键人,可以是导师,也可以是掌握专业技能的人。定期和他们保持互动对彼此都非常有帮助。

  • 年度目标有没有要做的?

周检视的时候会看一下年度目标,有没有下周可以去落地的事情。这样每周纠偏一次,不至于在年底的时候才发现年度计划都没有做。

(4)周检视容易进入的两个误区

  • 太复杂

有些人似乎认为,检视的越全面越好,越细致越好,所以把件事搞的很复杂。其实只要被把最核心的几个方面做好检视就可以了,检视完之后有一种特别清晰、特别期待的状态就非常好了。

  • 没有系统

周检视实际上是链接到其他系统上。

2.用滴答做时间日志超简单

(1)记录时间日志的两个误区

  • 每天都记录

我倡导的时间日志,是以行为改变为目的。如果你记录了一个月的时间日志,但你依然没有发现自己的时间黑洞,并且做出改变,那么时间日志就失去了意义。

我建议在对自己最近状态不太满意的时候,记录时间日志,并且不要超过三天,要以行为改变为目的,而不是记录天数为目的。

  • 半小时记录法

这种方法是记录的比较笼统,适合统计一周花在工作、看书、通勤、看电影、睡觉,各个方面多长时间,然后可以用饼图来表示看看你过去的一周生活的是否平衡。

但如果我们记录时间日志的目的,是为了发现时间黑洞,并且通过改变让我们变得更有效率,那么半小时记录法并不适合我们。

(2)记录时间日志的三个步骤

  • 第1步是记录日志

当任务、行动切换的时候,记录下现在的时间、任务名和刚才所花费的时长;

  • 第2步是统计分析
  • 第3步是行为改变

不以行为改变为目的的时间日志都是耍流氓。

一天居然花了一个多小时刷微信; 明天上班的时候坚决不刷了;
频繁打电话影响了效率,让时间更加碎片化; 建立@电话 标签所有电话一次搞定;

玩手机次数过多加起来有90分钟时间;

上班时设置手机勿扰模式;
早晨被打扰的次数过多,没有大块时间属于自己; 遇到打扰的时候,按下暂停键可以选择合理拒绝;
   

3.年度计划怎么落地到滴答清单?

(1)什么是自我效能感,它是怎样影响着我们的生活?

你想通过学习时间管理,成为一个什么样的人?

什么是自我效能感?

即使个体制造某种行为,会导致何种结果,但也不一定会从事这种行为或开展某项活动,而是首先要推测一下自己行不行,有没有实施这一行为的能力与信心,这种推测和估计的过程,实际上就是自我效能的表现。——Albert  Bandura

提高自我效能感最有效的方法:成功体验

  • 设定目标
  • 制作计划
  • 实现它
  • 提升自我效能感

(2)如何用滴答九宫格制作年度目标

点击微信发现小程序,搜索滴答目标九宫格。

  • 工作:工作事业
  • 家庭:家庭生活
  • 自我:人际社群、财务理财、休闲娱乐、健康身体、学习成长、体验突破
适合自己的才是最好的,希望对你有帮助!

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